ጠቅላላ የኤክሴል (Excel) ግንዛቤ

Avatar By admin Feb 10, 2024
MS-Excel

Microsoft Excel ምንድን ነው?

Microsoft Excel ከማይክሶፍት ምርቶች አንዱ ሆኖ የተለያዩ operating systems ላይ እንዲሰራ ተደርጎ የተሠራ ነው፡፡ ለምሳሌ በ Windows, በ macOS, በ Android እና በ iOS ላይ የሚሠራ ሶፍትዌር ነው፡፡ ይህንን ሶፍትዌወር የምንጠቀመው ብዙውን ጊዜ ሒሳብ ነክ ሥራዎችን መሥራት በምንፈልግበት ጊዜ ነው፡፡ ለምሳሌ payroll, የተማሪዎች ውጤት፣ የስታስትክስ መረጃዎች፣ ዓመታዊ የበጀት ዕቅዶች፣ የኢንጅነሪንግ፣ የፋናንስ ሥራዎች …. ወዘተረፈ፡፡

Excel ከሴሎች የተሠራ ሲሆን ሴሎቹ በዘንጠረዥ መልክ ተስተካክለው የተቀመጡ ናቸው፡፡

Ms Excel:  is a spreadsheet program that can help you create worksheets and invoices. It is designed to help you calculate the results to formulas and help you analyze numerical data.

Workbook: An Excel file is called a Workbook. Each workbook consists of many worksheets.

Worksheet: – Each page in a workbook is a separate worksheet, and each worksheet contains a grid consisting of 256 alphabetized columns named from A to IV and 65,536 numbered rows from 1 to 65,536. Where a row and a column intersect, they form a box called a cell. Each cell has an address that consists of the column letter and row number (A1, B3, C4, and so on). You enter data and formulas in the cells to create your worksheets.  The Tabs at the bottom of the workbook (labeled sheet 1, sheet 2, and so on) let you flip through the worksheets by clicking them with the mouse

ሥዕል 1፡ ዋና ዋና የኤክሴል ክፍሎች

እያንዳንዱ ምልክት ምን እንደሚሠራ ለማብራራት ስለሚያስቸግር የተወሰኑ ወሳኝ ክፍሎችን ብቻ እንመልከት፡፡

  1. Ribbon: ከ Home እስከ View ድረስ ያለው ዝርዝር (Tabs) የያዘ ነው፡፡ መጀመሪያ Excelን ስንከፍት by default (ኮምፒዩተሩ የሚመርጥልን) የሚመረጠው Home የሚለው Tab ነው፡፡ ምንም እንኳ Home ውስጥ አንዳንድ መሠረታዊ ሥራ የሚሠሩንል ለምሣሌ ጽሑፍ ማሳመርና ማሳደግ፣ worksheetን እንደምንፈልገው የማስተካከል ምርጫዎች ብናገኝም ሁሉንም ነገር እዚያ ውስጥ አናገኝም፡፡ ስለዚህ ሌሎች ሥራዎችን መሥራት ስንፈልግ ታቡን (Tabs) መቀየር የግድ ይሆናል ማለት ነው፡፡ ለምሣሌ ከውጪ ሥዕል ለማስገባት ወይም ግራፍ (ቻርት) ለማስገባት insert የሚለውን ታብ እንመርጣለን፡፡

The Ribbon is made up of the following components:

Tabs: Excel’s main tasks are brought together and display all the commands commonly needed to perform that core task.

Groups: Related command buttons can be organized into subtasks normally performed as part of the tab’s larger core task.

Command buttons: Within each group you find command buttons that you can select to perform a particular action or to open a gallery. Note that many command buttons on certain tabs of the Excel Ribbon are organized into mini-toolbars with related settings.

Dialog Box launcher: This button is located in the lower-right corner of certain groups and opens a dialog box containing a bunch of additional options you can select

Home: Use this tab when creating, formatting, and editing a spreadsheet. This tab is arranged into the Clipboard, Font, Alignment, Number, Styles, Cells, and Editing groups.

Insert: Use this when adding particular elements (including graphics, PivotTables, charts, hyperlinks, and headers and footers) to a spreadsheet. This tab is arranged into the Tables, Illustrations, Sparklines, Filter, Charts, Links, and Text groups.

Page Layout: Use this tab when preparing a spreadsheet for printing or reordering graphics on the sheet. This tab is arranged into the Themes, Page Setup, Scale to Fit, Sheet Options, and Arrange groups.

Formulas: Use this tab when adding formulas and functions to a spreadsheet or checking a worksheet for formula errors. This tab is arranged into the Function Library, Defined Names, Formula Auditing, and

Calculation groups. Note that this tab also contains a Solutions group when you activate certain add-in programs, such as Conditional Sum and Euro Currency Tools

Data: Use this tab when importing, querying, outlining, and subtotaling the data placed into a worksheet’s data list. This tab is arranged into the Get External Data, Connections, Sort & Filter, Data Tools, and Outline groups. Note that this tab also contains an Analysis group if you activate add-ins, such as the Analysis Toolpak and Solver Add

Review: Use this tab when proofing, protecting, and marking up a spreadsheet for review by others. This tab is arranged into the Proofing, Language, Comments, and Changes groups. Note that this tab also contains an Ink group with a sole Start Inking button if you’re running Office 2010 on a Tablet PC or on a computer equipped with some sort of electronic input tablet.

View: Use this tab when changing the display of the Worksheet area and the data it contains. This tab is arranged into the Workbook Views, Show, Zoom, Window, and Macros groups.

እዚህ ጋ ልብ ማለት ያለብን ኤክሴል ላይ የምናገኛቸው ታቦች እነዚህ ብቻ አለመሆናቸው ነው፣ እንደ አስፈላጊነታቸው ሊጨመሩ ይችላሉ፡፡ ለምሳሌ ወደ ዎርክሺታችን ቻርት ስናስገባ ቻርቱን ለማስተካከል የሚረዱ design, layout, Format የሚሉ ሌሎች ተጨማሪ ታቦች ይጨመራሉ፡፡ እነዚህ የተወሰኑ ሥራዎችን ለመሥራት ከኋላ የሚጨመሩ ታቦች Contextual tabs እንላቸዋለን፡፡

Formula bar: የሒሳብ ፎርሙላ የምንጽፍበት ቦታ ሲሆን ማንኛም ጽሁፍ በ worksheet ላይ ስንጽፍ እዚያው ላይ ይታያል፡፡

Worksheet area: Worksheetበworkbook ውስጥ የሚገኝ ዋና የመስሪያ ቦታ ነው፡፡ Worksheet  በcolumn እና በrow መልክ የተቀናጀ ስሆን እያንዳንዷ ክፍል ሴል(Cell) ብለን እንጠራለን፡፡ እያንዳንዱ ሴል ደግሞ በአድራሻው ነው የሚጠራው፡፡ ማንኛውም በዎርክሺቱ ውስጥ ያለው ዳታ የምንጠራው በሴሉ አድራሻ እንጂ ዋናውን ዳታ አይደለም፡፡ ለምሣሌ ሁለት ቁጥሮችን መደመር ብፈልግ የመጀመሪያ ቁጥር ያለበትን አድራሻና ሁለተኛ ቁጥር ያለበትን አድራሻ ነው የምደምረው እንጂ ቁጥሮችን በቀጥታ ወስጄ አልደምርም፡፡ ስለዚህ ጉዳይ በኋላ በደንብ እንመለከታለን፡፡

  1. File menu: ክሊክ ስናደርግበት የተለያዩ አማራጮችን የሚያቀርብልን ሜኑ ነው፡፡ በፋይል ውስጥ የምናገኛቸው አማራጮች እንደሚከተሉት ናቸው፡፡
  2. Save: የሠራነው ሥራችን በኮምፒዩተራችን ላይ በቀጣይነት እንቀመጥ ለማድረግ ይረዳል፡፡
  3. Save us: ይህ ልክ የ Saveን ሥራ ቢሠራልንም ትንሽ ለየት የሚያደርገው ሁሌ ፋይላችንን የምናስቀምጥበት ቦታና ለፋይላችን ስም እንድንሰጥ ይጠይቀናል፡፡ Save ግን ለመጀመሪያ ጊዜ ክሊክ ስናደርግበት ብቻ ነው ይህንን የሚያደርገው፡፡
  4. Open: ቀድሞ ተሠርቶ ኮምፒዩተራችን ላይ ያለ ፋይል ለመክፈት የምንጠቀሚበት ነው፡፡ መጀመሪያ ባዶ ዎርክቡክ ተከፍቶ ከዚያ በኋላ open ላይ ክሊክ ስናደርግ ኮምፒዩተሩ በራሱ ምርጫ ደስ ያለውን ፎልደር ይከፍትልናል (አብዛኛውን ጊዜ my document የሚለውን ይከፍታል) ፡፡ እኛ ግን ፋይላችን ወዳለበት ፎልደር መሄድ አለብን፡፡
  5. Close: አጠቃላይ የተከፈተውን ዎርክቡክ ሳይሆን ዎርክሺቱን ብቻ ነጥሎ ይዘጋል፤ ዎርክቡኩ ግን እንደተከፈተ ይቆያል፡፡
  6. Info: በዚህ ሜኑ ውስጥ ሦስት ነገሮችን እናገኛለን፡፡ አንደኛው permissions  የሚለው ሲሆን ዎርክቡካችንን በፓስዎርድ ለማሰር የምንጠቀምበት አማራጭ ነው፡፡ ሁለተኛ prepare for Sharing የሚለው ነው፡፡ የሠራነውን ሥራ ለሌሎች ለማጋራት በምንፈልግበት ጊዜ የምንጠቀመው ሜኑ ነው፡፡ ሦስተኛ versions  የሚል ነው፡፡ ድንገት save ያላደረግናቸው ዶክሜንቶች ካሉ save እንድናደርግ ዕድል ይሠጠናል፡፡ አንዳንዴ ዎርክቡካችንን save ሳናደርግ በመብራት ወይም በሌላ ምክንያት ኮምፒዩተራችን ሊዘጋ ይችላል፡፡ በዚያን ጊዜ ኤክሴል ፋይላችንን በጊዜያዊ ማስቀመጫ ቦታ ያቆይልናል፡፡ ልክ ኮምፒዩተራችንን ድጋሜ ስንከፍት ወዲያዉኑ ይህንን አማራጭ በመጠቀም ፋይላችንን save ማድረግ አለብን ማለት ነው፡፡ ሌላው በቀድሞ ኦፊስ የተሠሩ ፋይሎችን ወደ አዲሱ ኦፊስ እንድቀይሩላችሁ የሚታደርጉበት ነው፡፡ ለምሳሌ ሶፍትዌራችሁን(ኦፊስን ማለት ነው) ከ2007 ወደ 2010 ካሳደጋችሁ ከዚህ በፊት በቀድሞ ኦፊስ(2007) ላይ የሠራሁአቸው ፋይሎች እንደገና መሥራት አይጠበቅባችሁም፡፡ የበለጠ ግልጽ እንዲሆን የግርጌ ማስታወሻን ይመልከቱ[1]፡፡
  7. Recent: ቅርብ ጊዜ የከፈትናቸው ዶክሜንቶች የሚቀመጡበት ጊዜያዊ ቦታ ነው፡፡ ይህ ደግሞ ዋና ዶክሜንታችን ያለበትን ቦታ በመፈለግ ጊዜ እንዳናባክን ይረዳል፡፡
  8. New: አዲስ ዎርክቡክ ለመፍጠር ይረዳል፡፡ ወደ ፕሮግራም ሄደን፤ ኦፊስ ከፍተን፣ እዚያ ውስጥ ኤክሴል ለመክፈት የምንጠቀመውን ሂደቶች ያቀልልናል፡፡
  9. Print: ዎርክሺታችንን ፕርንት ማድረግ ከፈለግን መንገዱ ፋይል ሜኑን መምረጥና ፕሪንት የሚለው ላይ ክሊክ ማድረግ ነው፡፡
  10. Save & send: ፋይላችሁን በኢንተርነት አማካይነት ለሌላ ሰው መላክ ከፈለጋችሁ ይህንን መንገድ ነው የምትከተሉት፡፡
  11. Help: ስለ ኤክሴል ማወቅ የምንፈልገው ማንኛውም ነገር ካለ እርዳታ የምናገኝበት አማራጭ ነው፡፡ ማንም ሰው ይህንን ብቻ በመጠቀም ራሱን በራሱ ማስተማር ይችላል፡፡ እርዳታውን የምናገኘው በሁለት መንገድ ነው፡፡ አንደኛው ከኦፊስ ጋር አብረው ተጭኖ ኮምፒዩተራችን ላይ ያለ የእርዳታ ዶክሜንት አለ፡፡ ይህ offline line Help እንላለን፡፡ ሁለተኛው ኮምፒተራችን ከኢንተርኔት ጋር ተገናኝቶ ከሆነ ቀጥታ ሶፍትዌሩን ከሠራው ድርጅት ማለትም ከማይክሮሶፍት ዌብሳይት የምናገኘው እርዳታ ነው፡፡ ለዚህ እርዳት የኢንተርኔት መኖር ግድ ይላል፡፡
  12. Option: ሙሉውን ዎርክቡክ ለማስተካከል የምንጠቀሚበት አማራጭ ነው፡፡
  13. Exit: ሙሉውን ዎርክቡክ ለመዝጋት የምንጠቀምበት አንዱ አማራጭ ነው፡፡ ይህ በዎርክቡካችን ቀኝ ጠርዝ አካባቢ የሚገኘው x ምልክት ላይ ክሊክ ከማድረግ ጋረ እኩል ነው፡፡

[1] After you have installed Microsoft Excel 2010, you may want to know how you can continue to work with workbooks that are created in an earlier version of Excel, how you can keep these workbooks accessible for users who do not have the current version of Excel installed, and how the differences between the versions affect the way that you work.

For backward compatibility with earlier versions of Excel, such as Excel 97-2003 or Excel 2007, you can use one of several ways to exchange workbooks between the different versions.

Work in Compatibility Mode You can open a workbook that was created in an earlier version of Excel and work in Compatibility Mode so that the workbook remains in a file format that can easily be opened again in the earlier version. Compatibility mode is not available for Excel 2007 workbooks.

Check a workbook for compatibility If you want to work in the current file format but have to share a workbook with people who use earlier versions of Excel, you can check that the data is compatible with earlier versions of Excel. You can then make the necessary changes to avoid the loss of data or fidelity that might occur when that workbook is opened in an earlier version of Excel.

Avatar

By admin

Related Post